Als leverancier van het digitale platform PIM, krijgen wij deze vraag niet vaak. Toch is het wel een goede vraag. Waarom zou je eigenlijk HR software willen gebruiken?
We hebben het hier niet over bedrijven die nog steeds werken met klappers of hangmapjes waarin printjes en kopietjes zitten. Dat is niet meer van deze tijd. De kans dat je iets mist of niet hebt bewaard is daar erg groot. De vraag waarom je een digitaal HR-platform zou willen, is een goede vraag voor bedrijven die hun documenten al wel digitaal bewaren, die gegevens in excellijsten bijhouden of die regelmatig gegevens van formulieren overtypen. De informatie is wel digitaal, maar er zit weinig systeem in en het “werkt” niet voor je.
Daarom hebben wij de 10 belangrijkste redenen waarom je een digitaal HR-platform zou willen eens op een rijtje gezet:
- Selfservice:
Werknemers kunnen zelf toegang krijgen tot hun persoonlijke informatie zoals adresgegevens, verlofaanvragen, loonstroken en arbeidsovereenkomsten zonder deze te moeten opvragen bij iemand anders. Dit bevordert zelfredzaamheid en vermindert de afhankelijkheid van HR voor routinematige verzoeken. - Efficiëntie:
Veel basis HR-processen zoals het bijhouden van werknemersinformatie, het verwerken van verlofaanvragen en het maken van overzichten kan door werknemers zelf worden gedaan. Hierdoor wordt de administratieve last voor het HR-personeel fors minder en kunnen zij meer tijd besteden aan andere taken. - Verbeterde ‘employee experience’:
Dit is het beeld dat werknemers hebben van uw organisatie. Wanneer werknemers de communicatie met uw bedrijf als professioneel ervaren, zullen zij ook professioneel communiceren met uw klanten. Een goed digitaal HR-platform helpt bij het verbeteren van de ‘employee experience’ binnen uw bedrijf. De betrokkenheid en tevredenheid van uw werknemers zal hier zeker door toenemen. Voor een duidelijke uitleg hierover wijzen wij u graag op het Onderzoek employee experience van Randstad. - Geautomatiseerde workflows:
Het HR-platform gaat voor je werken. Denk hierbij aan signalen wanneer een arbeidsovereenkomst bijna afloopt, er jubilea zijn, er nog gewacht wordt op een goedkeuring of dat er een functioneringsgesprek nog moet worden ingepland. Dit vermindert de administratieve last en zorgt voor consistente en gestroomlijnde processen binnen uw bedrijf. - ‘Onboarding’:
Dit is het inwerken van nieuwe werknemers. Niets is zo belangrijk in communicatie als een goede eerste indruk. Met een HR-platform kunt u nieuwe werknemers al voordat zij bij uw bedrijf beginnen professioneel benaderen. Arbeidsovereenkomsten worden gemaakt, welkomstbrieven verzonden, collega’s geïnformeerd, bedrijfsdocumenten gedeeld en evt. getekend en verder worden alle benodigde gegevens voor een personeelsdossier verzameld. Binnen PIM kun je het zelfs aanpassen naar uw eigen huisstijl. - Centrale opslag van gegevens:
Door de gegevens op een platform vast te leggen kunnen HR-professionals, maar ook leidinggevenden of directie gemakkelijk informatie vinden en bijwerken. Het is duidelijk waar persoonlijke gegevens, arbeidscontracten, prestatiebeoordelingen, verlofaanvragen en ziektemeldingen staan. - Overzicht:
Je legt toch al vast wie er op welke dagen voor je werkt via arbeidsovereenkomsten, en in het dossier staat op welke afdeling of voor welke leidinggevende iemand werkt, het verlof wordt digitaal aangevraagd en ziekmeldingen worden toch al vastgelegd. Het is dan een klein kunstje voor een HR-platform om een overzicht te maken wie er allemaal werken in een bepaalde periode. - Begeleiding bij ziekte:
Een ziekmelding van uw werknemer komt nooit goed uit. Het werk moet worden waargenomen en het is al zo druk. En dan dient u voor een goede begeleiding van uw zieke werknemer ook nog extra stappen te nemen. Dat extra werk is in ieders belang, maar het komt er wel extra bij. Hierbij kan een HR-platform goed helpen met het signaleren en goed vastleggen van de vereiste stappen. Wanneer een ziekmelding onverhoopt toch langdurig van aard wordt, dan kan het wel eens zeer van pas komen wanneer u uw dossier al op orde hebt. Zie voor meer informatie over verplichte stappen: Stappenplan bij ziekte werknemer van het UWV. - Compliance en beveiliging:
Een digitaal HR-platform heeft dus veel voordelen, maar u dient ook te waarborgen dat u de wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming en privacy naleeft. Het HR platform zorgt dat de gegevens veilig worden opgeslagen, toegangsrechten worden beheerd, bewaartermijnen worden gevolgd en dat er kan worden voldaan aan wettelijke rapportagevereisten. Alles is AVG-proof. - 24 7 bereikbaar:
Omdat iedereen met zijn eigen account kan inloggen op een pc (of ook obiel via een app) kunje altijd bij jouw gegevens wanneer jij het nodig hebt. Wanneer je ‘s-avonds iets zoekt, hoef je niet te wachten tot de volgende dag.
En waarschijnlijk zijn er nog wel meer redenen te noemen, voor ieder bedrijf is dat weer anders. De conclusie is in ieder geval dat een digitaal HR-platform veel werk uit handen neemt, het de betrokkenheid van werknemers vergroot en je op een slimme manier jouw HR regelt. En dat hoeft niet veel te kosten.
Zijn deze redenen ook herkenbaar en wilt je meer weten over de mogelijkheden dat ons HR-platform PIM biedt? Neem dan contact met ons op of kijk vraag een demo aan.
