Een personeelsdossier is de plek waar je de relevante gegevens en documenten over het dienstverband van een werknemer bewaard. De belangrijkste vraag is dan natuurlijk: wat is relevant om vast te leggen? Er zijn zaken die je moet bewaren, en er zijn zaken die handig zijn om te bewaren. Maar er zijn ook zaken die je niet mag bewaren of na verloop van tijd moet verwijderen.

Er zijn twee soorten gegevens die in een personeelsdossier horen;
1/ die nodig zijn voor de wettelijke verplichtingen van bijv. de Wetgever of de Belastingdienst en
2/ die nodig zijn binnen het bedrijf om specifieke doelen te kunnen halen zoals het aanmelden bij een pensioenfonds, het zijn van een goed werkgever, de ontwikkeling van je werknemer, etc.

Voor alle gegevens die je in het personeelsdossier vastlegt en deelt met mensen binnen jouw bedrijf geldt dat ze een specifiek doel moeten dienen. Hoe meer je vastlegt en deelt, hoe moeilijker het dan ook wordt om alleen specifieke doelen te dienen. Je zoekt dus naar een optimum van wat moet tot wat handig is om te bewaren of te delen. Dit wordt weer eenvoudiger wanneer je slechts onderdelen van een personeelsdossier kunt delen met mensen binnen jouw bedrijf die dat nodig hebben en je ze daarvoor geen toegang hoeft te geven tot andere gegevens uit het dossier.

Plichten

Ook is het belangrijk dat de gegevens uit een personeelsdossier goed worden bijgehouden. Je wilt niet dat er verouderde gegevens gebruikt worden of dat er gegevens bewaard worden die al verwijderd hadden moeten zijn. Vanuit wetgeving voor bijv. de Belastingdienst, het UWV of de Arbeidsinspectie zijn er minimale bewaartermijnen. Maar er zijn ook maximale bewaartermijnen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG is de Europese Privacywet die regelt dat bedrijven persoonsgegevens zorgvuldig verwerken. Maar er zijn ook maximale bewaartermijnen wanneer bijv. binnen jouw bedrijf het specifieke doel voor het bewaren van gegevens niet meer bestaat, dan mogen deze gegevens ook niet meer worden bewaard.

Rechten

De werknemer heeft recht op inzage in het gehele personeelsdossier en heeft het recht op het ontvangen van een kopie van de digitale gegevens, dit heet de dataportabiliteit. Bij dataportabiliteit gaat het om de digitaal bewaarde gegevens die de werknemer dan kan overdragen aan een andere organisatie, bijvoorbeeld aan een advocaat wanneer ontslag dreigt. De bestandsformaten dienen dan overdraagbaar te zijn zodat ze zonder problemen hergebruikt kunnen worden. Organisaties zijn verplicht om binnen één maand per brief of e-mail te reageren op het verzoek op dataportabiliteit en mogen hier geen extra kosten voor rekenen. Tot slot heeft iedereen het recht om onder een aantal voorwaarden zijn of haar persoonsgegevens te laten verwijderen (‘recht op vergetelheid’).

Los van al deze rechten en plichten, vinden werknemers het ook gewoon belangrijk dat hun personeelsdossier klopt en dat er zorgvuldig mee wordt omgegaan binnen het bedrijf. Wanneer dit niet klopt dan kan dat flink afbreuk doen aan hun ‘employee experience’, het beeld dat werknemers hebben van uw organisatie.

Top-10

Er komt dus flink wat bij kijken wat je wel en niet in een personeelsdossier wilt hebben staan. Om jou te helpen hebben wij daarom natuurlijk weer een Top-10 opgesteld met wat je we in een dossier wilt hebben:

1. Persoonlijke gegevens:
   De zijn de basisgegevens van een werknemer zoals naam, adres, contactgegevens, geboortedatum, nationaliteit, Burgerservicenummer, etc. Hierbij mag je alleen vastleggen wat nodig is voor het verzorgen van goed werkgeverschap., dit kan echter wel breed uitgelegd worden. Het noteren van telefoonnummers van familie in geval van nood bijvoorbeeld.
2. Sollicitatiegegevens:
   Gegevens zoals een sollicitatiebrief, CV, referenties, getuigschriften, Verklaring omtrent het gedrag en een psychologisch onderzoek.
3. Kopie van het identiteitsbewijs:
   Dit is een kopie van een paspoort, rijbewijs of andere officiële identificatiedocumenten dat op het moment van in dienst treden geldig was.
4. Arbeidsovereenkomst:
   Een kopie van de ondertekende arbeidsovereenkomst, inclusief details over de functie, het salaris, de arbeidsvoorwaarden, de werkuren en andere relevante bepalingen. Dit kan aangevuld worden met contractuele wijzigingen en eventuele regelingen rondom neventaken.
5. Functioneringsgesprekken:
   Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingen, doelstellingen, competentiebeoordelingen en eventuele andere documenten die betrekking hebben op de prestaties van de werknemer.
6. Overige documenten:
   Dit kunnen bedrijfsdocumenten zijn zoals een personeelshandboek, een veiligheidsinstructie, pensioenregeling, etc., maar ook persoonlijke documenten zoals een functieprofiel, cursussen en opleidingen of een bonus- of targetregeling.
7. Verlof- en verzuim:
   Een overzicht van het verloftegoed met opgenomen vakantiedagen en goedkeuringen en een overzicht van ziekmeldingen en andere verzuimgegevens van de werknemer. Tijdens de verzuimbegeleiding zijn er vanuit de Wet Poortwachter een aantal stappen die ook verplicht moeten worden vastgelegd.
8. Salarisadministratie:
   Salarisafspraken, loonstroken, jaaropgaven evt. Belasting- of pensioendocumenten.
9. Correspondentie:
   Communicatie tussen de werknemer en het bedrijf over het dienstverband. Dit betreft bijv. ook communicatie met andere instanties rondom beëindiging van een dienstverband door bijv. ziekte of ontslag.
10. Bedrijfsmiddelen:
    Dit zijn zaken die eigendom van het bedrijf zijn, maar in bruikleen worden gegeven aan werknemers zoals laptops, telefoons en sleutels. Het is verstandig om bij uitreiking afspraken te maken over het teruggeven van bedrijfsmiddelen en hiervoor te laten tekenen. Bij een eindafrekening kunnen dan evt. niet teruggegeven bedrijfsmiddelen in mindering worden gebracht. Hiervoor is een sluitende administratie dan wel essentieel.

Per bedrijf kan de inhoud van de Top-10 wel verschillen. Heb je aanvullingen of mis je een belangrijk onderdeel voor jouw bedrijf in deze Top-10, laat het PIM dan weten!

Wil je de personeelsdossiers voor jouw werknemers in één klap goed regelen? Probeer dan eens de gratis proefversie van PIM. Wij hebben het nadenkwerk al voor je gedaan en wanneer de proefversie bevalt dan kun je er direct mee aan de slag.